4 Bulan belakangan sempat bekerja menggarap pekerjaan ICT di sebuah perusahaan ME kontraktor, karena basic saya memang IT, project tersebut adalah SmartHome System, bagaimana sebuah rumah bisa dikendalikan melalui apps di smartphone maupun voice control menggunakan perangkat tambahan yaitu smart speaker.
Dulu, memang beberapa kali saya pernah di hire oleh beberapa perusahaan untuk manage dan handle project seperti ini karena memang cukup banyak pengalaman saya dan kenal beberapa pelaku bisnisnya (distributor CCTV, gate system, alarm, kabel optic dll), hingga kontraktornya yang kalau di landed house pemainnya bervariasi, sedangkan di high rise building, sudah jelas lo lagi lo lagi pemainnya.
Produk smarthome ini diantaranya adalah sensor AC, Door sensor, motion sensor, Smart curtain, Smart lamp, Smart doorlock dengan 5 kunci (fingerprint, kartu akses, pin, kunci manual dan signal zigbee), dimana melalui perangkat smarthomenya, bisa membukakan pintu otomatis, ada pun perangkat lainnya yaitu Doorphone (seperti bel depan pintu tp saat ditekan malah call pemilik rumah yg punya apps nya), smart CCTV yang bisa capture voice dan berkomunikasi 2 arah melalui CCTV juga membuat cctv bisa diputar 180derajat tentunya melalui smartphone dan bisa menyimpanan hasil recordnya ke cloud yang ditentukan, tidak ketinggalan intercom dalam rumah agar mudah untuk memanggil ART, hingga motorize garage dan gate / pagar rumah yang kesemuanya di kontrol dari smartphone.
Pekerjannya terbagi menjadi tiga paket :
1. CCTV Area
2. Smarthome & intercom
3. Private gate system
Komplek yang terdiri dari 2 bagian, dimana area luar yg memang sudah memiliki pagar di rumahnya, sedangkan bagian lainnya yaitu di dalam cluster setelah melewati pos security
Komplek yang terdiri dari 2 bagian, dimana area luar yg memang sudah memiliki pagar di rumahnya, sedangkan bagian lainnya yaitu di dalam cluster setelah melewati pos security, maka rumah tersebut tidak berpagar seperti rumah cluster pada umumnya dan hanya memiliki automatic smart garage, yang artinya, bagi penghuni rumah yang didalam komplek artinya harus memiliki private access card supaya sah melewati main gate tersebut, dengan kartu tanda warga tersebut.
Berbeda bagi pemilik rumah yang tinggal di area luar yang memiliki pagar, beberapa meter sebelum sampai rumah, bisa membuka pagarnya secara otomatis melalui remote ataupun apps yang ditentukan, lalu bisa juga membuka pintu garasi dengan apps serupa, agar bisa memarkirkan mobilnya dengan baik.
Jadi skenarionya, supaya pemilik rumah bisa mengontrol segala perangkat keamanan dengan smartphonenya dan memudahkan komunikasinya pada ART, serta menelpon petugas keamanan di pos jaga melalui jaringan intercom, dan dari perangkat tersebut mengirim sinyal emergency, apabila hal yang tak diinginkan terjadi.
Begitupun dari sisi pos jaga yang bisa menghubungi pemilik rumah dan bisa menampilkan kamera apakah tamu tersebut dikenali dan diperkenankan datang ke rumah pemilik, jika disetujui maka penjaga mengizinkan tamu masuk, dan dari pos jaga juga bisa memantau kendaraan maupun orang yang berada di komplek melalui CCTV area.
Pekerjaan tersebut diawali dengan melakukan instalasi terhadap jalur kabel optic agar dapat mendeliver data streaming yang dicapture oleh CCTV kawasan, karena menggunakan IP, maka membutuhkan converter FO ke data CAT6, saat sampai di OTB lalu menggunakan switch sfp, lalu disambungkan ke NVR.
Berlaku juga untuk intercom, karena bentuknya seperti komputer tablet yang memiliki fitur IP address dan juga membawa pesan multimedia yang selanjutnya dibawa melalui kabel optic, menuju OTB, dan lagi-lagi bermuara ke switch sfp yang berbeda, karena beda vlan, sehingga diberikan IP private.
Ada 3 bidang berbeda yang bekerja beriringan dalam 1 tim saya di project ini, yaitu ME (Mekanikal Elektrikal), IT dan sedikit pekerjaan Civil, karena berkaitan dengan peletakan item di tembok, di tiang, di beton yang tentunya melibatkan tukang (tukang kabel, tukang bangunan), semua harus terkoordinir, ada sense of belonging, memiliki satu sama lain ataupun memiliki proyek ini sebagaimana tugas yang harus kompakan dan mempunyai satu tujuan sama, yaitu proyek selesai tepat waktu.
Tak sampai di situ, kami masih harus bekerja sama dengan beberapa pihak, seperti landscape, maincon (kontraktor sipil yang bangun rumahnya), hingga 'musuh utama' para pekerja ME, yaitu Interior Designer yang memasok dan mendekor furnitur rumah, baik di atas kertas ataupun di lapangan seringkali cekcok.
Tentu komunikasinya tidak mudah karena semuanya harus tertata rapi secara administrasi, bahkan progress yang dikerjakan apakah sesuai tenggat waktu yang diberikan oleh pemilik proyek, meskipun seringkali memang bermasalah karena berkaitan dengan supply chain maupun material approval, juga dari pihak lain (seringnya maincon yang terlambat serah terima lahan), atau kadang dari developer (pemilik proyek) itu sendiri yang lalai dalam menentukan target.
Step by Step
Terdapat beberapa langkah yang dalam catatan saya akan sangat berhasil, karena memang saya rekap dari beberapa kesalahan saya di masa lalu, agar tidak terulang, termasuk bagi anda para pembaca, tentunya ini tidak mutlak, hanya garis besar saja yang juga di-amin-kan oleh beberapa rekan sesama project engineer, tapi tidak ada salahnya untuk menambah insight pembaca.
Proof of Concept
Dalam hal pengaplikasian tentunya akan berjalan paralel dengan pekerjaan lainnya, yang paling awal adalah pekerjaan sipil, karena sebelum perangkat elektronik ini terpasang dengan baik, tentunya harus melakukan pengkabelan, cabling ini lazimnya diproteksi menggunakan pipa dan dalam keadaan rapih agar tidak menyalahi aturan baku dalam hal finishing.
Maka, sejak awal ditentukannya pihak kontraktor yang memenangkan tender, sudah sepatutnya melakukan konsep pembuktian dihadapan para pemberi tugas proyek, dalam hal ini developer beserta jajarannya, yang akan mengawasi di lapangan nantinya, sampai produk berjalan dengan baik pada tahapan pre project.
Time schedule
Setelah semua berjalan dengan baik, yang sebaiknya dilakukan oleh Project Manager adalah menentukan time schedule bersamaan dengan pemberi tugas, menentukan bobot kerja, melakukan breakdown, dari proses paling kompleks ke paket pekerjaan paling sederhana, menjadi target kerja Harian, Mingguan hingga Bulanan, seringnya mengukur dengan S Curve / Kurva S, dari sini bisa diukur dan disepakati bersama progress pekerjaan yang dapat dikonversi menjadi termin penagihan agar cashflow dalam project dapat tetap berjalan baik.
Logistik & Supply Chain
Dalam hal project management, Qualit Plan Project adalah yang terutama, biasanya perencanaan sejak mobilisasi hingga demobilisasi adalah yang terpenting, kenapa ? karena pada tahap ini, Rancan Anggaran Biaya untuk operasional akan mempengaruhi semuanya, termasuk ketersediaan alat kerja dan item utama.
Dalam proses inisiasi tersebut seringnya dimulai dengan Direksi Kit, penempatan logistik, penempatan manpower, inventarisasi alat kerja, sampai bahan awal untuk pendukung kesiapan, contoh apabila pekerjaan ME, seringnya dimulai dengan tahap pipping dan wiring di fase konstruksi.
Setelah step awal tahap pengkabelan agar rapi dan tertata, maka dilakukan pengetesan kabel, apakah nilai hambatannya ideal, dan persiapan groundingnya sudah ditentukan. Dalam tahap pengerjaan pengkabelan tersebut, baik untuk kabel data ataupun kabel power yang mampu mengakomodasi beberapa alat elektronik dengan satuan ampere, maka beban total nantinya harus disesuaikan saat finishing, agar UPS dapat mengcover untuk beberapa saat, umumnya 20 - 30 menit.
Agar timeline dapat sejalan paralel dengan beberapa target yang berjalan bersamaan, menggunakan jasa pihak ketiga yang mana sub-kontraktor untuk membantu memudahkan dan meringankan tugas pelaksanaan adalah pilihan tepat, meski begitu dalam manage subcon tetap dibutuhkan pengalaman dan pemahaman seputar business ethic, karena subcon pun juga harus mengalokasikan waktu dan man powernya untuk support, meskipun penjadwalan terlebih dulu.
Untuk perangkat utama, dalam contoh hal ini adalah pengerjaan SmartHome, tentunya akan dilakukan instalasi setelah area diserah terimakan oleh kontraktor sipil, dan dari pihak developer memberikan jaminan, area tersebut aman dari kerusakan maupun kehilangan saat perangkat dipasangkan di titik yang telah ditentukan dan disetujui melalui Shop Drawing.
Keselamatan kerja
Pada tahapan awal bahkan sebelum Mobilisasi, biasanya kontraktor harus mencantumkan siapa saja pihak-pihak yang stay di site dan bertugas serta perannya, dimulai dengan jabatan tertinggi Project Manager, Site Manager, Site Engineer, Drafter, Admin, Logistic, ManPower, dan K3.
HSE atau K3 adalah yang paling bertanggung jawab atas keselamatan dan keamanan proses kerja, biasanya pihak ini yang seringkali mengawasi man power dalam bekerja untuk urusan keselamatan, karena seringnya pekerja abai dan lalai terhadap keselamatan sendiri maupun hasil kerjanya, sedangkan Site Engineer hanyalah mendampingi dan memastikan man power bekerja sesuai check list dari perencanaan Project Manager yang diberikan briefnya sejak proyek dimulai.
Administrasi dan dokumentasi
Seperti pada saat awal project berjalan, sebagaimana rencana kerja yang ditetapkan, drafter bekerja dengan software design standar konstruksi, yaitu AutoCAD untuk memberikan gambaran di atas kertas, yang dipahami oleh sesama pekerja teknik di konstruksi, dalam tahapan ForCon, lalu menjadi shop drawing yang disetujui oleh pihak developer dan maincon, sehingga gambar tersebut menjadi acuan kerja yang telah ditetapkan dan menjadi lampiran dalam setiap surat izin kerja setiap harinya.
Yang tidak kalah pentingnya dari project management adalah administrasi dan dokumentasi, karena sifatnya laporan kerja yang harus diketahui oleh beberapa pihak yang terlibat, maka pencatatan yang terjadi di lapangan, seperti perubahan metode instalasi, pemindahan lokasi, hingga dismantle yang terjadi oleh pihak lain, haruslah tercatat dalam berita acara dan diketahui oleh semua pihak yang terlibat.
Bahkan dengan inspeksi bersama atau yang biasa disebut site walk atau site visit, akan terdapat penilaian penting apakah pekerjaan dianggap defect yang harus diperbaiki atau bisa disetujui, maka agar tercatat menjadi histori pekerjaan, kegiatan semacam ini perlu didokumentasikan.
Begitupun pada saat proses pengerjaan di lapangan ternyata pemberi tugas ingin memberikan kerja tambah, biasanya ada SI ataupun Site Instruction, dimana pekerjaan ini haruslah diketahui oleh pihak pusat dari kontraktor pelaksana, agar menjadi dokumen administrasi yang tertulis lengkap, untuk progress pekerjaan.
Dari setiap kegiatan yang penting, termasuk tahap berita acara serah terima dan pelatihan penggunaan alat pada pengelola maupun pada pemilik, setelah sistem di aktivasi, semuanya harus tercatat rapi dalam dokumen yang sesuai dan ditanda tangani beberapa pihak, agar memudahkan saat proses penagihan pertama hingga penagihan kedua setelah masa retensi berakhir.
Project management tidaklah berjalan sempurna tanpa keterbukaan pihak pemberi tugas, kontraktor yang terlibat, dan yang paling utama dari perusahaan kontraktor pelaksana itu sendiri, keterbukaan yang dimaksud adalah, man power, supply chain, ketersediaan produk, dan jenis produk apa yang akan diaplikasikan nanti, karena sangat berpengaruh di lapangan, apabila diawal merencanakan produk A tipe AA1 tapi pengaplikasiannya memakai produk A tipe AA11.
